Ci serviamo dei cookie per diversi fini, tra l'altro per consentire funzioni del sito web e attività di marketing mirate. Per maggiori informazioni, riveda la nostra informativa sulla privacy e sui cookie. Può gestire le impostazioni relative ai cookie, cliccando su 'Gestisci Cookie'.
INFORMATIVA SULLA PRIVACY
STUDIO NOTARILE FABIO DIAFERIA
art. 13 del Regolamento UE n. 679/2016 GDPR e dell’art. 13 D. Lgs. n. 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali (cosiddetta Legge Privacy)
Il notaio e la presente informativa
Il notaio è un pubblico ufficiale istituto dallo Stato, tra l’altro, per ricevere e conservare atti pubblici attribuendo loro pubblica fede, per autenticare e conservare scritture private. Il notaio ha inoltre il compito di immettere nei pubblici registri le informazioni contenute negli atti ricevuti o autenticati in modo che chiunque vi possa fare affidamento. Il notaio è altresì un libero professionista che può svolgere anche incarichi di assistenza e consulenza giuridica e fiscale ulteriori rispetto a quelli affidatigli dalla legge.
Nella presente informativa è descritto il modo in cui il notaio Fabio Diaferia, nella sua qualità di Titolare del trattamento, raccoglie, utilizza, condivide e conserva i dati personali dei propri clienti e di terzi in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 (il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati), in sintesi GDPR. Il notaio Fabio Diaferia si riserva di modificare la presente Informativa sulla privacy e, a seconda della natura della modifica, di darne informazione ai propri clienti e ai terzi.
Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è il notaio Fabio Diaferia, con studio in via Vittor Pisani n. 28, 20124 Milano, telefono 026702847, fax 0267078134, indirizzo di posta elettronica fabiodiaferia@notariato.it, indirizzo di posta elettronica certificata fabio.diaferia@pec.notariato.it.
Interesse legittimo al trattamento
Per poter svolgere le funzioni per la quali è istituito o gli incarichi che gli sono stati conferiti, il notaio deve utilizzare alcuni informazioni che riguardano i propri clienti, i loro rappresentanti o consulenti e ad eventuali altre parti interessate. Il notaio ha altresì un interesse legittimo trattamento dei dati dei propri clienti per tutelare i propri diritti legali. Si tratta di informazioni personali e/o patrimoniali che saranno trattate in modo sia elettronico che manuale.
Modalità di trattamento dei dati
I dati personali verranno raccolti, registrati, organizzati, strutturati, conservati, adattati o modificati, estratti, consultati con modalità sia elettroniche, sia manuali. Il notaio Fabio Diaferia mette in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato che assicuri la riservatezza, l’integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamenti dei dati, il ripristino tempestivo e l’accesso ai dati in caso di incidente fisico o tecnico, procedure per testare e valutare regolarmente l’efficacia delle suddette misure e riduca al minimo il rischio di distruzione, perdita, modifica, divulgazione non autorizzata dei dati, accesso accidentale o illegale ai dati personali trasmessi, conservati o trattati.
I dati personali sono acquisiti di volta in volta nei limiti di quanto necessario per l’esecuzione di un singolo incarico, cui restano associati negli archivi, cartacei e informatici, del notaio. Per talune attività il notaio si avvale di persone fisiche o giuridiche di sua fiducia che, in qualità di autorizzate al trattamento o di responsabili del trattamento, svolgono per conto del notaio compiti di natura tecnica e/o organizzativa, quali, a titolo esemplificativo: dipendenti, collaboratori, praticanti, geometri, architetti, ingegneri, periti, visuristi, commercialisti, avvocati. Il loro elenco è costantemente aggiornato e può essere consultato agevolmente e gratuitamente chiedendolo al personale dello studio.
Finalità del trattamento
I dati personali verranno trattati:
- per l’esecuzione del contratto d’opera e quindi dell’incarico conferito al notaio;
- per adempiere ad obblighi legali cui è soggetto il notaio;
- per l’esecuzione dei compiti di interesse pubblico di cui è investito il notaio;
- per il perseguimento dei legittimi interessi del notaio o di terzi, nei limiti del GDPR, quali, ad esempio, la tutela dei diritti legali del notaio.
In particolare i dati personali verranno raccolti e utilizzati nella misura strettamente necessaria alla funzione notarile e quindi, a titolo esemplificativo:
- per la consultazione dei pubblici registri;
- per la predisposizione e la stipulazione dell’atto notarile o di altri documenti della cui formazione il notaio sia stato incaricato (ad esempio: dichiarazioni di successione, altre dichiarazioni fiscali, volture catastali, note di trascrizione, annotamenti, relazioni sugli stati ipotecari e catastali, ricorsi di volontaria giurisdizione, etc.);
- per la predisposizione degli adempimenti conseguenti alla stipulazione dell’atto notarile (registrazione nel repertorio degli atti notarili e nell’indice delle parti; adempimento unico informatico, nota di trascrizione, annotamenti, volture catastali, moduli o istanze per il registro delle imprese, o altri pubblici registri);
- per gli adempimenti contabili, fiscali e assicurativi;
- per l’esecuzione della adeguata verifica della clientela ai fini della normativa antiriciclaggio
- per comunicare con l’interessato mediante posta ordinaria, posta elettronica, telefono o sistemi di messaggistica;
- per rispondere a domande e/o richieste dell’interessato.
Categorie particolari di dati personali
Alcune categorie particolari di dati personali che, quali quelli che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni po-
litiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale, i dati genetici, i dati biometrici, i dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale, non saranno oggetto di trattamento salvo che:
- l’interessato abbia prestato il proprio consenso esplicito al trattamento;
- il trattamento riguardi dati personali da resi manifestamente pubblici dall’interessato;
- il trattamento sia necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o le autorità giurisdizionali esercitino le loro funzioni giurisdizionali;
- il trattamento sia necessario a fini di archiviazione nel pubblico interesse o ai fini statistici, nei limiti e con le garanzie di cui all’articolo 89 del GDPR.
Destinatari dei dati - Comunicazione dei dati
I dati personali non verranno comunicati a nessuno salvo che:
- l’interessato abbia espresso il proprio consenso alla comunicazione dei propri dati personali per una o più finalità specifiche;
- per l’esecuzione del contratto d’opera e quindi dell’incarico che l’interessato ha conferito al notaio;
- per adempiere ad obblighi legali cui è soggetto il notaio;
- per l’esecuzione dei compiti di interesse pubblico di cui è investito il notaio;
- per il perseguimento dei legittimi interessi del notaio o di terzi, nei limiti del GDPR.
Il notaio è tenuto a comunicare determinati dati a soggetti pubblici: ciò avviene solo nei casi previsti dalla Legge ed attenendosi strettamente alle modalità dalla Legge previste. I dati trasmessi andranno per lo più ad aggiornare quegli stessi registri pubblici dai quali è stata tratta la maggior parte dei dati che riguardano l’interessato, i suoi rappresentanti o consulenti e le eventuali altre parti interessate all’atto o dall’opera del notaio. La comunicazione dei dati avviene in forma prevalentemente telematica attraverso dati strutturati, avvalendosi degli strumenti informatici e telematici installati presso lo studio; i notai italiani hanno realizzato un'apposita rete telematica riservata e protetta, a copertura nazionale, ed un sistema esclusivo di firma digitale, governato da una propria Autorità di Certificazione, onde garantire ai cittadini la massima sicurezza anche in tale ambito. I dati personali saranno ad esempio comunicati:
- all'Agenzia delle Entrate, già ufficio del registro (Ministero dell’Economia e Finanze) al fine della registrazione del contratto e del controllo quadrimestrale del repertorio notarile;
- all’Agenzia delle Entrate, già Agenzia del Territorio (Catasto e Conservatoria dei registri immobiliari (Ministero dell’Economia e Finanze) al fine della trascrizione del contratto, dell’iscrizione di eventuali ipoteche, pignoramenti, sequestri, degli annotamenti a margine delle suddette formalità, dell’aggiornamento dei registri catastali (volture, pre-allineamenti, rettifiche di intestazione);
- all’Ufficio dello stato civile, per le formalità di competenza (ad esempio l’annotazione a margine dell’atto di matrimonio della convenzione di separazione dei beni);
- al Registro delle Imprese, per le costituzioni di società di persone e di capitali, le modifiche di statuti e patti, le cessioni di quote sociali, le cessioni e gli affitti di aziende ed analoghe operazioni;
- all’Archivio notarile distrettuale (Ministero della Giustizia) per il deposito degli estratti dei repertori notarili e dei registri delle somme e dei valori depositati presso il notaio, nonché per l’esecuzione delle ispezioni ordinarie sugli atti, i repertori e gli indici previste della legge notarile;
- al Registro delle Successioni presso il Tribunale (Ministero della Giustizia) per gli atti riguardanti accettazioni e rinunce ad eredità;
- al Registro Generale dei Testamenti (Ministero della Giustizia) per i testamenti.
Gli archivi dei singoli Pubblici Uffici sopra indicati sono accessibili con specifiche modalità regolate direttamente dalla Legge; prevalentemente si tratta di Pubblici Registri consultabili da chiunque.
I dati personali potrebbero inoltre essere comunicati all’Unità di Informazione Finanziaria (Banca d’Italia) per le eventuali segnalazioni di operazioni sospette previste dalla legislazione in materia di antiriciclaggio e antiterrorismo (D.Lgs. 109/2007 e 231/2007) e le successive elaborazioni da parte dei Soggetti pubblici competenti.
Trasferimento dei dati personali a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale
Il notaio, nella sua qualità di titolare del trattamento non ha l'intenzione di trasferire i suoi dati personali a un paese terzo.
Fonte dei dati personali
Le informazioni (dati) che riguardano l’interessato, i suoi rappresentanti e consulenti o altri soggetti coinvolti dall’attività svolta dal notaio verranno raccolte:
- sulla base delle dichiarazioni rese direttamente dall’interessato o da terzi (quali, ad esempio: parenti, controparti, avvocati, commercialisti, geometri, architetti, ingegneri, periti, mediatori etc.) verbalmente o per iscritto, anche mediante fax o posta elettronica
- sulla base di documenti consegnati dall’interessato o da terzi che a loro volta abbiano il consenso dell’interessato per la consegna della documentazione al notaio personalmente o con invio al notaio a mezzo di posta ordinaria, posta elettronica o altri mezzi di comunicazione;
- presso soggetti terzi pubblici o privati, che ne dispongono legittimamente.
A seconda della natura dell'incarico, il notaio consulterà quindi (o farà consultare da propri incaricati) ad esempio: il Catasto, i Registri Immobiliari, il Registro delle Imprese, i registri dello Stato Civile, l'Anagrafe ed altri Pubblici Registri e poi, ancora, atti ricevuti o autenticati da sé stesso e da altri notai, dichiarazioni di successione, dichiarazioni fiscali, atti amministrativi, tecnici e urbanistici, ricavandone le informazioni che occorrono per il corretto espletamento dell'incarico. I registri consultati potrebbero in qualche caso trovarsi all'estero, ad esempio qualora il notaio sia richiesto di ricevere un atto nel quale intervenga una società straniera.
Dati personali riferiti ad un’altra persona
Prima di fornire al notaio dati personali riferiti ad un’altra persona (ad esempio le altre parti di un contratto di cui l’interessato è parte), colui che comunichi detti dati personali in qualità, ad esempio, di mediatore, tecnico o consulente) dovrà fornire al notaio un dato di contatto del dell’interessato affinché il notaio possa fornire all’interessato la presente informativa e dovrà dimostrare al notaio di aver ottenuto dall’altra persona il consenso alla comunicazione dei dei dati personali dell’altra persona al notaio.
Conservazione dei dati
I dati personali saranno conservati dal notaio presso lo studio per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati a meno che il notaio non sia tenuto a conservarli per il periodo più lungo stabilito delle rispettive normative di settore (ad esempio: legge notarile per gli originali degli atti stipulati, codice civile per gli adempimenti pubblicitari, normativa fiscale e tributaria per i dati di fatturazione e contabilità, normativa antiriciclaggio per le informazioni relative all’adeguata verifica).
Qualora i dati personali non siano più necessari per esigenze legali o normative, il notaio adotterà misure ragionevoli per distruggere tali dati in modo sicuro o per renderli definitivamente non identificabili. Per ulteriori informazioni su come il notaio conserva i dati personali, è possibile contattare il notaio nella sua qualità di “titolare del trattamento”– consultandone i riferimenti nella sezione "Titolare del trattamento".
Accesso ai dati – Dati erronei o non aggiornati
L’interessato ha diritto di ottenere dal notaio, nella sua qualità di titolare del trattamento, la conferma che sia o meno in corso un trattamento dei dati personali che riguardano l’interessato e in tal caso di accedere in ogni momento ai dati personali dell’interessato e che sono in possesso del notaio, nonché alle seguenti informazioni:
- finalità del trattamento;
- categoria dei dai personali;
- i destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati
- il periodo di conservazione dei dati personali;
- l’origine dei dati che non siano stati raccolti presso l’interessato.
Diritti dell’interessato
L’interessato ha il diritto di accedere, aggiornare, cancellare, modificare, integrare o rettificare i propri dati personali. Più in particolare, ha il diritto di:
- revocare in qualsiasi momento il consenso, ove il trattamento sia basato sul suo consenso, per l'utilizzo dei suoi dati. Tuttavia, un eventuale revoca del consenso al trattamento dei dati personali raccolti dal notaio, potrebbe comportare l’impossibilità per il notaio di proseguire, in tutto o in parte, l’incarico conferitogli;
- limitare e/o opporsi all'utilizzo dei suoi dati;
- richiedere una revisione manuale di alcune attività di elaborazione dati automatizzata che influisca sui suoi diritti;
- richiedere una copia dei suoi dati personali detenuti dal notaio.
L’interessato ha inoltre diritto alla portabilità dei dati ed alla revoca del consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca e fatto salvo quanto di seguito specificato per il diritto alla cancellazione, ha inoltre il diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo individuata dalla legge italiana.
L'atto notarile, come ogni altro analogo documento pubblico destinato a pubblici archivi, deve essere conservato inalterato nel tempo nel suo contenuto originario, pertanto i dati personali conferiti al notaio per l’espletamento dell’incarico professionale conferitogli, non potranno essere cancellati ove essi siano stati riportati in registri o atti tenuti a norma della Legge Notarile (L. 89/1913 e s.m.i.), in quanto acquisiti:
- per l'adempimento di un obbligo legale che richieda il trattamento;
- nell'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento;
- ai fini di archiviazione nel pubblico interesse;
- per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. "
Per lo stesso motivo ogni successiva modifica dei dati ivi contenuti non dovrà e non potrà comportare modifica dell'atto, ma sarà documentata con le modalità sue proprie. Qualora gli atti notarili richiedano, invece, di essere corretti a causa dell’obiettiva erroneità di alcuni loro elementi preesistenti all’atto stesso, la rettifica potrà essere eseguita solo con un ulteriore atto notarile.
Se l’interessato desidera esercitare i suoi diritti o sporgere un reclamo può contattare il notaio Fabio Diaferia, nella sua qualità di “titolare del trattamento”. Se vuole sporgere un reclamo può contattare direttamente anche il Garante per la protezione dei dati personali, Piazza di Monte Citorio n. 121, 00186 ROMA, Fax (+39) 06.69677.3785, Centralino telefonico: (+39) 06.696771, E-mail: garante@gpdp.it, Posta certificata: protocollo@pec.gpdp.
Conseguenze della mancata comunicazione dei dati
La comunicazione dei dati personali da parte dell’interessato, di un suo rappresentante o si un suo consulente al notaio in alcuni casi costituisce un obbligo legale. L’articolo 22 del D.Lgs. 231/2007, ad esempio, prevede che i clienti debbano fornire per iscritto al notaio tutte le informazioni necessarie e aggiornate per consentire al notaio di adempiere agli obblighi di adeguata verifica in materia di antiriciclaggio e di finanziamento al terrorismo.
In altri casi la comunicazione dei dati personali da parte del cliente al notaio costituisce un requisito necessario per conclusione del contratto d’opera con il notaio stesso e del contratto con altre parte della cui stipulazione il notaio sia stato incaricato.
La mancata comunicazione dei dati personali da parte del cliente potrebbe quindi comportare l’impossibilità per il notaio di accettare l’incarico o di proseguire nell’esecuzione dell’incarico.
Processi decisionali automatizzati e profilazione
Il notaio non utilizza processi decisionali automatizzati e in nessun caso i dati personali verranno utilizzati per finalità di “profilazione” e cioè per valutare determinati aspetti relativi alla persona dell’interessato, per analizzare o prevedere aspetti riguardanti il rendimento professionale, la situazione economica, la salute, le preferenze personali, gli interessi, l’affidabilità, il comportamento, l’ubicazione o gli spostamenti dell’interessato.
Dati non ottenuti presso l’interessato
Qualora il notaio ottenga dati personali presso:
- il Catasto e i Registri Immobiliari (Agenzia delle Entrate)
- il Registro delle Imprese (Camera di commercio)
- i registri dello Stato Civile, l'Anagrafe o gli Uffici Tecnici comunali (Comune)
- l’Archivio notarile, il Registro Generale dei Testamenti o il Registro delle Successioni (Ministero della Giustizia);
in ordine all’identità e ai dati di contatto del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento, ai dati di contatto dell’eventuale responsabile della protezione dei dati, alle finalità del trattamento cui sono destinati i dati personali, alla base giuridica del trattamento e alle categorie di dati personali raccolti presso i suddetti uffici, si fa rinvio alle informative messe a disposizione degli Uffici di cui sopra.
Qualora il notaio ottenga i dati personali presso soggetti terzi diversi da quelli sopra indicati, le informazioni di cui sopra verranno fornite all’interessato entro un termine ragionevole dall’ottenimento dei dati personali, ma al più tardi entro un mese, in considerazione delle specifiche circostanze in cui i dati personali sono trattati.
